Wordでマニュアルをつくる(1)

初心者の方が市販のパソコンを使ってマニュアル制作の作業を行う場合、Wordを使うことが多いと思います。

旧来のWordは個人使用を想定して開発されたツールなので、グループワークには向きません。

今でこそ「Office365」などを利用すると共同作業はできますが、旧来バージョンのワードでマニュアル制作を進めるには、様々なコツや手間が必要です。

スタイルを活用する

文字のフォント種や大きさ、色や文字送りなどの設定は、「スタイル」で統一してしまいましょう。

一度スタイルを登録すると、次回からは文字を入力した後にスタイルを適用するだけで、統一されたスタイルに設定できます。 スタイルは繰り返し使用でき、一括で変更ができたり、指定したスタイル以外は使わない設定(編集の制限)にもできます。 スタイルの設定が面倒な場合は「テーマ」という機能も用意されています。ある程度、決まったスタイル一式をひとまとめにしたセットになっています。ある程度決まったテーマからカスタマイズして独自テーマとすることもできます。 テーマやスタイルが決まったら、テンプレートのファイルとして保存しておくのも有効です。 マニュアル用にテンプレートを作っておいて、使い回しすることができます。

アウトライン表示を活用する

目次構成を考える時に有効なのが「アウトライン表示」です。

項目を階層化して表示でき、検討中に階層を保ったまま移動させることも簡単にできます。

アウトライン表示はスタイルと連携することもでき、たとえばアウトライン表示の「レベル1」とスタイルの「見出し1」を関連づけておくと、アウトライン表示でない場合もスタイルを保持することができます。

ファイルが安定する工夫をする

Wordは文書作成ソフトウェアであって、万能なソフトウェアではありません。

1px単位で調整したい、インデントをきっちり揃えたい、いろいろなメディアに出力したいなど、マニュアルのレイアウトにこだわる方には、Adobe InDesignなどのプロ用ツールを使用すると細かく調整ができます。

しかし、取り扱いにある程度スキルが必要なのとコストがかかります。 プロ用ツールを使わずに、マニュアルでもWordで多ページのマニュアル制作をする場合、 また、Wordはファイルが壊れやすくなる傾向にあります。

その場合は、画像をWordファイルに埋め込まず「リンク」として設定したり、適度にファイルを分割したり、定期的にバックアップを取った方がいいでしょう。