ココが大事、引き継ぎ資料の作成

春は出会いのシーズン、
そして別れのシーズンでもあります。
自らの意思、組織の意向で人の移り変わりもあります。
その時、必要なのが「引き継ぎ資料」の作成。

「立つ鳥、後を濁さず」ともいいますが、引き継ぎ資料はきっちり作って次にチャレンジしたいものです。

人事異動などの引き継ぎ資料は、何をどのように作るのか、作り方にコツがあります。
引き継ぎ先にどうして欲しいのかをはっきりさせることで、のちのちのトラブルを減らすことができます。

過去に私が作った引き継ぎ資料をベースにお話しします。

全体がわかる・・・一覧表を作る

極端な話をすると、一覧表があれば、すべてを網羅できます。
上司も納得します。担当者も全体のボリュームがわかって、不安が減ります。
成果物を作る仕事の場合だと、下記の画像のような表にするのがよいでしょう。

ここで項目にしたのは、

左から右へ
クライアント/制作物/担当者/引き継ぎ先/想定されるスケジュール

上から下へ
制作物名:案件名/ステータス/発生頻度/作業内容
担当者:クライアント担当者/原稿/DTP/営業/連絡方法
引き継ぎ先:担当者/引き継ぎ日

こんなイメージです。
情報を羅列しているだけですが、情報が整理されているので最低限の労力で最大の効果を上げられます。

書き方のポイント

  • クライアントがわかる
    どこの会社の誰が担当なのか?どういうプロジェクトなのか?を明記する。
  • 関係する人がわかる
    業務、経理など経営資源別、職能別の担当者を明記する。
  • 優先度がわかる
    すぐに動くべきか?、重要プロジェクトか?などランク付け。
  • データ(&保管場所)を残す
    データがあればなんとかなることが多いです。
  • 自分の連絡先を明記する・・・出し逃げはいけません。
    退職で職場から去る人であれば、もう連絡は取れなくなるかもしれません。組織のルールで退職後は連絡取れなくなるかもしれないですが、
    どうしてよいのかも含め、自分の連絡先ははっきりさせておく必要はあります。
    連絡を取っても良いのか、一切受け付けないのか。
    一切受け付けないのであれば、退職前に引き継ぎ資料のレビューが必要です。

でも・・・、仮に連絡先がはっきり書いてあっても、意外と連絡こないものです。

こんな情報整理も、案件として請け負うこともあります。

悩んだら情報親方へ!