データの軽量化 | マニュアル作りのワンポイントヒント

マニュアル作りのワンポイントヒント

「マニュアルのデータを軽量化する」マニュアルはどのようなソフトウェアで作られていると思いますか?
AdobeのInDesignやFrameMaker、Illustrator、Photoshopなどのプロ用ツールもありますが、扱うスキルが多少必要なのと、みんなでシェアできないために、一般的にはWordやPower Pointといったオフィスツールがよく利用されます(紙メディアの場合)。Wordで作られたマニュアルは、ページが少なければ良いのですが、ページが多くなるとファイルの容量がとても大きくなることがあります。
その原因、実は「写真」(や「動画」)です。

最近のデジカメは高精細な写真が撮れるので、データ容量も大きくなります。そのままWordに貼り付けてしまうと、結果的にWordが開かなかったり、開く時間が遅くなる場合があります。

そこで対策できるのが、図の軽量化です。

図は、Wordに埋め込むのではなく「リンク」で貼り付けることができます。
貼り付け方は「ファイルにリンク」「挿入とリンク」があります。
「リンク」だと画像ファイルはWordのファイルとは別に保管する必要はありますが、Wordのファイルが軽量化されるのでサクサク動きます。

また、データは不可逆(もとに戻らない)にはなるものの、ファイルの容量自体を軽くすることもできます。
処理方法としては、「図の圧縮」「不要な部分をトリミング」が有効です。

Wordが重い!
ファイルが開かない!
という場合に、いちど試してみてください。

Wordで使う画像フォーマット例

「JPEG」(じぇいぺぐ)
写真などの自然画の圧縮には効果的な、静止画データの圧縮形式のひとつです。保存条件によって容量を調節することができます。透明部分は表現できません。

「PNG」(ぴーえぬじー、ぴんぐ)
透明部分を表現でき、フルカラーの自然画(1ピクセルに48ビット)を劣化無しで圧縮できる画像フォーマットのひとつです。文字が含まれた画像の表現には不適の場合もあります。

「TIFF」(てぃふ)
Aldus社とMicrosoft社によって開発された画像データのフォーマットで、ファイルの制作条件をさまざま選択できるので、取扱いやすい一面もありますが、ファイル容量は大きくなりがちです。