「おいしいITのおいしいとこだけ」は難しくない

弊社、マニュアル制作が本業でありながら、IT化についての相談もよく受けます。今回はそのあたりのお話です。

弊社では、マニュアル制作の中心となる「人が考える」部分に注力するために、経理やCRM、コミュニケーションを中心にIT技術を活用しています。
本業でない部分にうまくIT技術を使うことによって、本業の作業効率が劇的にあがるのは事実です。

しかし、「IT技術を業務に導入したり活用するのは、スキルもコストも必要」 これも事実です。

こだわりがあって、「どうしても今やっている業務をITに完全に置き換えたい」「全自動化したい」とご相談いただく方もおられます。
こだわりがあれば、その道の専門業者にお願いすればうまくいく確率は高まるでしょう。

しかし、「完全に」「全自動」という「依頼者が納得いくレベルのIT化」や、さまざまなITツールを組み合わせてうまく利用するためには、関わるツールや裾野の技術に精通した技術者はもちろん、コストもそれなりに(場合によっては数百万、数千万単位で)かかります。

IT化の一歩を踏み出すにはどうすれば良いのでしょうか?

  • 織田信長「鳴かぬなら殺してしまえホトトギス」
  • 徳川家康 「鳴かぬなら鳴くまで待とうホトトギス」
  • 豊臣秀吉「鳴かぬなら鳴かせて見せようホトトギス」
この3句で分類すると、豊臣秀吉だけが正解です。

「泣くまで待とう」の方は永遠に何もできませんし、「殺してしまえ」(辞めてしまう)は論外です。IT化に踏み出せない方は、「まず自分でチャレンジしてみる」ことが重要です。

●迷惑メールが多くて困ってる方は、メールのフィルターを設定して自動削除したり、専用のフォルダー/ラベルに自動的に移動するように設定したりと、問題に「チャレンジ」することで大半が解決できます。しかも数分で。
※世の中にある、メールに関するお困り事の1/3ぐらいはこれじゃないですかね?

●やりとりの中心が電話で、話者以外への情報伝達がうまくできない方は、チャットツールなどを活用するか、電話のやりとりそのものを他に置き換えてしまうと良いです。
※電話のやりとりは話す内容が伝わりやすくなるかもしれませんが、相手を拘束してしまうので作業効率が下がります。

おいしいところを使いまくる

ITツールの難易度と、人間が使いやすい部分のイメージを作ってみました。

IT系のツールを活用したい場合、機能の大半は「簡単に使える」部分でもあり、「活用できる」部分でもあります。
複数のツールを使う場合はそれなりに難しい場合もありますが、ほどほどに使う限りは活用しやすいことが多いです。

ほどほどに使う部分をどんどん使ったり、ツールを自分好みにカスタマイズすることで、おいしいところを存分に味わうことができます。

<< Test 姓 >>さんも、参考になさってください。

※弊社ではシステム開発自体は基本的に請け負っていませんが、目的がマニュアル制作に関わることであれば、ご相談させて頂きます。

情報親方が使っているITツール(一例)

ChatWork

「ビジネスが加速するクラウド会議室」です。チャットをしながらタスクを作ったり、ファイル添付、ビデオチャットなどができます。

Kintone

Excelで行っているような業務を簡単にアプリ化して使えるツールです。組織構成と合わせてワークフロー構築も可能です。

Google Apps

1アカウント月額500円から使えるグループウェアです。メールやカレンダー、ドライブ、ハングアウトなど、基幹となる機能が揃っています。
監査に対応したプランもあります。

twilio

KDDIが運営する、IP電話のしくみです。
050や0120の電話番号を入手して、簡単なカスタマイズで簡易的なコールセンターシステムが構築できます。

Zapier

ツール間を橋渡し出来るツールです。
活用には少々知識が必要ですが、できることの幅が広がります。

TeachmeBiz

スマホがあればマニュアルが作れるツールです。
業務マニュアルを中心に、ワークスタイルが劇的に変わります。
(弊社はTeachmeBizのパートナーです。)

boardFreee

請求書や見積もり書を作成する「board」とクラウド会計ソフトの「Freee」を連携することで、バックオフィス系業務のスピードが上がります。

と、これ以外にも無料有料問わず複数のツールを利用していますが、代表的なものを書いています。