時代に合わせてしくみを設計する

時代はかわるものです。
一度作ったしくみは、設計時は最新版かもしれませんが、いずれ陳腐化します。

「時代に合わせた見直し」がいずれ求められることがわかっていれば、再設計しやすいしくみを最初から設計しておくべきです。
これはシステムの設計などに限らず、トリセツの設計にも当てはまります。

更新しやすいしくみは、効率良くトータルコストも下げることができるのです。

ビジネスの上での商売がまわるしくみを表現した「ビジネスモデル」
会社のなかでお金や人、書類申請や押印などのしくみを表現した「ワークフロー」
ITシステムの中でプログラムがうまく動くしくみを模式的に表現した「フローチャート」「ネットワーク図」

特定の目的のため、複数のものごとが組み合わされるところに「しくみ」が存在します。

たとえば、「外出先でもパソコンやタブレットを使うしくみ」を表現するとこんな感じです。

情報の始まりから末端までの流れがわかり、情報が区別され、ちょっとした情報をピンポイントで書くことでしくみがより理解しやすくなります。

しくみが理解しやすくなるメリット

しくみ自体はうまく書けなくても、シンプルに表現できていれば理解されやすくなりますが、よりわかりやすくなるように図などを用いることで、利用する人の裾野がひろがり、強く印象に残すことができます。

シンプルに作ることで、(しくみが変更された場合に)更新作業がとても楽に作業ができます。

そして、組織内で利用するしくみであればなおさら、「情報のブレ」が少なくなります。
ということは、プロジェクトや組織がうまく回っていくということですね。

情報をうまく表現するポイント

きれいに図を見せることに特化すると、しくみの本来の部分がうまく表現できなくなることもあります。
シンプルに、きれいにうまく情報を表現するには、

  1. 情報をあつめ
  2. 情報を整理し
  3. 目的に合わせて情報を組み立てる
  4. ことが大事です。

    この手法はトリセツ制作の現場でも活用されています。

    悩んだら情報親方へ!