Wordのファイルを軽くする

マニュアル制作ツールとして、Wordを選択している企業はまだまだたくさんあります。

昔からWordでマニュアルを制作している企業では、すでにかなりの量の、かつ古くからの情報資産となり、企業内の皆さんでファイルを共有されることも多いと思います。

Wordファイルを作り込んでいくと、ファイルの容量が大きくなっていきます。

ファイルの容量が大きくなると動作が不安定になり、ファイルが破損してしまうこともしばしばあります。

特にマニュアルなど、更新を繰り返して作られることが多いWordファイルは、不安定になりがちです。

Wordファイルに画像を直接埋め込んでいる場合も、ファイル容量が大きくなる傾向があります。 Wordファイルに画像を埋め込むのではなく、画像を埋め込むまたはリンクする方法を工夫することで、ファイル容量を軽く作ったり、画像を更新しやすくできます。

Wordファイルに画像を埋め込む

Wordファイルに画像を埋め込む場合は、任意の場所をクリックし、メニューから【挿入】→【図】のように操作します。

「挿入」をクリックすると、Wordファイルに画像が埋め込まれ、ファイル容量が大きくなります。

画像を更新する場合は、そのたびに挿入し直す必要があります。

画像のサイズやインデント、回り込みの設定など、そのたびに変更する必要があります。面倒ですよね。

実は「挿入」以外に複数のメニューが用意されており、「挿入」の右側「▼」をクリックして表示します。

 「ファイルにリンク」の場合

画像の更新頻度が少なく、Wordファイルの文章を頻繁に更新する場合に向いています。

リンクした画像のファイル容量はWordに保持されなくなるのでWordファイルの容量が小さくなり、ファイルを早く開けられたり、動作が軽くなったりします。

画像はWordファイルを開いた時に自動的に更新されます。

「挿入とリンク」の場合

仕様変更などで、画像をたびたび更新する場合に向いています。 画像の「挿入」自体は行われるため、Wordファイルの容量にはそれほど変化はありませんが、画像を更新する場合には新しい画像ファイルを(別に保存した)古い画像ファイルに上書きした後、Wordで画像を任意に更新できます。

画像の回り込みや位置の設定などは古い画像の設定を引き継ぐので、新たに設定する必要はありません。

気をつけるところ

「ファイルにリンク」「挿入とリンク」どちらにも言えますが、

  • リンクしたファイルは取り違えないように管理しておく。
  • Wordや画像ファイルをバラバラにならないようにフォルダーにまとめておき、データをコピーや移動させる場合はフォルダーごと操作する。
  • 差し替え後の画像は、画像の縦横比が正しいか確認する。

といったことが必要です。