Wordのリボン機能を活用する

Wordでマニュアルを制作する時、Wordの設定が初期設定のままだと、操作したいメニューが見つかりにくかったり、目的のメニューが深い階層にあって操作がわずらわしい場合があります。

たとえば、Wordに図を貼り付けた後に図のサイズを調整したい場合、

  1. 図を選んで右クリック
  2. 【その他のレイアウトオプション】をクリック
  3. 【サイズ】タブをクリック
  4. サイズを任意に変更
  5. 【OK】をクリック

という操作を行いますが、これら一連の操作は「リボン」を活用することで、

  1. 図を選ぶ
  2. リボンのタブを選択
  3. サイズを任意に変更

のように、手順を少なくできます。

貼り付ける図の点数が少なければ作業も苦にならないかもしれませんが、数多く処理しないといけない場合、工数が増えてしまいます。

今回はWordでリボンを活用する方法を解説します。

※今回はWord2010を基準に記事を書いております。他のバージョンをお使いの方は、お使いの環境に置き換えてお読みください。
 また、Excelでもリボン機能はありますので、設定は同様に行えます。

リボンについて

「リボン」は、Word上部のメニューをクリックした後に表示されるメニュー群のことです。

リボンは初期状態である程度の項目が表示されていますが、目的にあわせてカスタマイズが可能です。

リボンに新しいタブを追加する

メニューを右クリックすると、さらにメニューが表示されます。

【リボンのユーザー設定】を選ぶと、リボンをカスタマイズ出来る画面が表示されます。

この画面では新しいタブを作ったり、メニューを追加、削除できます。 画面の右側がリボンに現在表示されている項目です。 まずは今あるリボンの設定を変更せず、新しいリボンを作ってみましょう。 【メイン タブ】の任意の場所をクリックした後【新しいタブ】をクリックすると、新規にタブが追加されます。 追加したタブは右端の【▲】【▼】で位置を変更できます。

リボンにメニューを追加する

メニューとなる項目は画面の左側から選びます。 現在表示されている【基本的なコマンド】以外にもメニューとなる項目を追加できます。

追加する項目をクリックした後、【追加】をクリックすると、リボンにメニューが追加されます。 削除する場合は、画面左側のメニュー項目をクリックした後、【削除】をクリックすると削除されます。

リボンを使ってみる

メニューを設定したら、リボンをカスタマイズ出来る画面下部の【OK】をクリックするとリボンにメニューが追加されます。

例:「マニュアル」というタブにハイパーリンクなどを追加したメニュー 特にもともと深い階層にあったメニューであれば、リボンの中にメニューが出来たことで楽に感じると思います。

しばらく使ってみて、さらにカスタマイズする

リボンはWordの初期状態で使っていると、「どこにメニューがあるか探してしまう」「活用できてない」という状態になりがちですが、マニュアル制作用にリボンやメニューをカスタマイズしていくことで、お使いの環境を大きく変えないまま、マニュアル制作(や他の日常業務)が楽に作業できます。

リボンの設定は「インポート」「エクスポート」の機能もあるので、チームでマニュアルを使っている場合は、メニューをシェアするのもいい手だと思います。